¿Cómo relacionarse mejor con los clientes mediante el correo electrónico?

¿Qué abarca un correo electrónico empresarial?

Este tipo de situación ocurre comúnmente en la comunicación escrita, donde una parte propone una oferta y la otra parte la acepta, rechaza o negocia. En el ámbito del copywriting, los acuerdos generalmente se refieren al contenido más solicitado: el cliente establece sus pautas y el redactor evalúa el texto.

Es importante recordar que el correo electrónico empresarial es más formal que el personal y puede servir como evidencia en caso de posibles conflictos legales. Por lo tanto, al redactar, es crucial mantener la máxima precisión.

¿Cómo escribir un correo electrónico empresarial correctamente?

En los correos electrónicos empresariales y de ventas, se consideran apropiadas las siguientes disposiciones del texto:

1. El saludo: «Buenos días, señor/a X. Le agradezco por su consulta. Me complace mucho poder redactar un artículo sobre dicho tema, ya que cuento con una amplia experiencia en la redacción de textos para la industria xyz.»
   La forma preferida para el saludos basta con un «Buenos días», y en los siguientes correos electrónicos intercambiados en el mismo día, se puede utilizar «Señor/a X». «Estimados señores» es demasiado formal y «Hola» se considera un saludo inapropiado para la correspondencia escrita.
2. Presentación de la oferta: la correcta estructura de un correo electrónico empresarial incluye los detalles esenciales para una colaboración exitosa.
3. Llamada a la acción (CTA): motiva al receptor a volver a contactarse contigo, por ejemplo, «Por favor, infórmenos si la oferta presentada es de su agrado».
4. Despedida de cortesía y firma o pie de página: Además de una despedida cálida y formal al mismo tiempo, debes presentar tu firma y título. Puedes incluir una nota al pie donde irá cualquier otra información necesaria, como prestar especial atención a algún dato o información de contacto especial.

En un correo electrónico empresarial, es fundamental seguir las normas de cortesía, así como las reglas de lenguaje y estilo. Debes ser amable y tener en cuenta pequeños gestos que pueden parecer insignificantes, como expresar agradecimiento por el contacto y utilizar la expresión «por favor» al dar instrucciones (por ejemplo, «por favor, revisa las condiciones de colaboración adjuntas» en lugar de «adjunto las condiciones de colaboración para que las revises»). Cuando nos dirigimos al cliente, utilizamos el pronombre «usted», a menos que el cliente inicie la comunicación utilizando «tú», en cuyo caso nos adaptamos a esa forma de trato.

Consejos para redactar correos electrónicos empresariales efectivos

• Siempre debes responder a tus clientes. Incluso en los correos electrónicos en los que no planteen preguntas, es importante enviarles una confirmación de que has entendido sus acuerdos y asegurarles que estás listo para comenzar a trabajar o cumplir con su solicitud.
• Indica el tema del mensaje en el asunto. Resume brevemente en el asunto de qué trata el correo, por ejemplo, «Textos de automoción para el blog X». De esta manera, el hilo será más legible y el cliente podrá encontrar su mensaje fácilmente entre otros correos electrónicos.
• Utiliza oraciones cortas y párrafos breves al redactar un correo. Es importante seguir la regla de oro: una información por oración. Además, no debes exceder las tres oraciones por párrafo. Para lograr claridad en el discurso, puedes utilizar negritas para resaltar la información relevante y utilizar listas con viñetas. De esta manera, aplicarás reglas similares a las que utilizas para mejorar la legibilidad de tus artículos.
• Sé exacto y minucioso al proporcionar información precisa. Evita el uso de expresiones como «puede» o «haré todo lo posible». Sé concreto y presenta todo de forma clara y directa. Por ejemplo, en lugar de decir «Prepararé el texto en X días», di «El texto estará listo en X días». En lugar de decir «La tarifa por un artículo de 4000 palabras puede ser de X neto», di «La tarifa por un artículo de 4000 palabras es de X neto».
• Proporciona abundante información en lugar de omitir detalles importantes. Es crucial que el cliente reciba todas las informaciones necesarias para evitar malentendidos. Además de establecer la tarifa, el método de pago y el plazo de entrega del texto, es necesario acordar la cantidad de revisiones gratuitas disponibles y asegurarse de comprender las expectativas del cliente en cuanto al contenido solicitado. Una forma de lograr esto es a través de un resumen de todos los acuerdos y una solicitud final de confirmación por parte del cliente. Asimismo, es recomendable firmar electrónicamente un contrato que contenga todos los acuerdos establecidos.

Errores en un correo electrónico empresarial que debes evitar

Existen varios errores que pueden cometerse incluso en un correo electrónico breve, y estos incluyen:

• La negligencia lingüística engloba los errores tipográficos, de puntuación, estilo y ortografía. Si no conoces las reglas para el correcto uso del lenguaje al escribir textos, nadie te contratará. Los errores lingüísticos generan una mala impresión en cualquier industria, ya que ponen en duda tu educación y profesionalismo en general.
• La ausencia de un pie de página en un correo de negocios da una impresión poco profesional. En la web hay numerosos diseños económicos y gratuitos que puedes agregar a tu correo en tan solo unos segundos.
• El error de escribir bajo la influencia de las emociones es una equivocación grave. En el ámbito de los negocios, es cierto que en ocasiones nos enfrentamos a clientes difíciles y desagradables, pero siempre prevalece la parte que se acerca a ellos con calma y serenidad. No permitas que te provoquen ni te arrastren hacia ataques personales o disputas verbales. Basa tus argumentos en hechos y acuerdos aceptados por ambas partes, y mantén una cultura de discusión constructiva.

Deseamos que, gracias a nuestra guía concisa, tus interacciones con los clientes se desarrollen sin contratiempos.