Herramientas de RRPP internas y externas para tu empresa
Independientemente de si tu objetivo es construir relaciones con los empleados o crear una buena reputación ante el público, el uso de herramientas de comunicación adecuadas es fundamental para el éxito de tu empresa. Antes de tomar una decisión sobre qué herramientas de relaciones públicas utilizar, es importante que te familiarices con sus características y descubras cuáles de estos instrumentos serán más convenientes para ti.
¿En qué consisten las relaciones públicas (RRPP)?
Las relaciones públicas (RRPP) consisten en una serie de acciones realizadas por una empresa para establecer y mantener relaciones y acuerdos con su entorno, mediante el uso de procesos de comunicación.
Las definiciones de relaciones públicas pueden variar ligeramente dependiendo de la fuente de conocimiento que consultes.
¿Qué factores influyen en las relaciones públicas y sus herramientas?
Las herramientas de relaciones públicas se refieren a todas las técnicas e instrumentos empleados por los profesionales en el campo de las RRPP.
La diversidad de estas soluciones es la respuesta a las diferentes necesidades y expectativas de una empresa. Estas surgen de los modelos de negocio y comunicación elegidos, así como de las condiciones de la sociedad en la que opera la empresa.
El primer modelo de comunicación es el de doble vía, que implica una interacción bidireccional entre la empresa y su público. Para facilitar esta comunicación, se utilizan herramientas como las redes sociales, el correo electrónico y las encuestas, que permiten a la empresa recibir y responder a los comentarios y opiniones de los consumidores.
El segundo enfoque es el modelo de comunicación unidireccional, en el cual la empresa transmite su mensaje de forma unilateral, mediante medios convencionales como la radio, la televisión y los periódicos.
Ambos modelos tienen sus ventajas y desventajas, y su elección depende de los objetivos y las necesidades específicas de cada empresa. Entre los elementos que afectan esta decisión se encuentran:
- El entorno laboral, en en cual se desarrollan sus actividades (como marketing, gestión, comunicación);
- El público objetivo, que constituye la audiencia target a quien van dirigidas las actividades realizadas.
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Las herramientas de RRPP
Para lograr la efectividad en tus actividades de relaciones públicas, es necesario que las categorices de manera adecuada. Estas acciones pueden estar orientadas tanto hacia la comunicación interna como externa.
- Internas, las dirigidas a los empleados. Una empresa está representada por las personas, el compromiso y la comunicación dentro de ella. La habilidad de elegir y utilizar las herramientas internas de relaciones públicas eficientemente puede mejorar en gran medida su funcionamiento y a alcanzar los objetivos comerciales establecidos.
- Externas, las centradas en el entorno de la empresa, como proveedores, clientes, inversores, medios de comunicación, comunidad local, instituciones empresariales y administración gubernamental y no gubernamental. El principal objetivo de las herramientas de relaciones públicas externas es crear y mantener una reputación adecuada para la empresa.
Herramientas de RRPP internas
Las relaciones públicas internas se encuentran en la intersección del marketing y los recursos humanos.
Sus herramientas se enfocan en la comunicación mutua y en la construcción de relaciones, en lugar de acciones promocionales.
Evitar malentendidos y asegurar una comunicación efectiva es fundamental tanto en el ámbito empresarial como entre colegas. Siguiendo el principio de prevención, es importante establecer un flujo eficiente de comunicación para evitar la necesidad de solucionar problemas en el último momento.
Una comunicación efectiva entre los empleados es esencial para el adecuado desarrollo de una empresa. Mantener una constante transmisión de información sobre la situación actual de la compañía, supervisar las actividades de los empleados y motivarlos para que trabajen de forma más eficiente son solo algunas de las numerosas ventajas que se obtienen de una comunicación eficaz.
Entre los instrumentos más populares de relaciones públicas internas se pueden incluir:
Correos electrónicos internos
Permiten establecer un contacto directo con los empleados y tienen la capacidad de personalizar el mensaje y hacerlo llegar con gran rapidez al destinatario.
Reuniones informativas
Ofrecer a los empleados la posibilidad de tener un contacto directo «cara a cara» no solo es una forma altamente efectiva de comunicación, sino también una gran oportunidad para establecer relaciones. Estas reuniones pueden programarse de manera regular durante el horario laboral de la empresa o llevarse a cabo de forma ocasional en respuesta a las necesidades que surjan. Estas reuniones no solo sirven para transmitir información, sino también para obtener una perspectiva más amplia sobre las acciones llevadas a cabo por la empresa o para discutir problemas.
Eventos corporativos
La organización de eventos dirigidos a los empleados permite moldear la imagen de una empresa. Además de fortalecer la relación entre la empresa y sus empleados, también promueve una mejor comunicación entre los propios miembros del equipo.
Las grandes empresas pueden obtener ventajas específicas al utilizar esta herramienta, ya que los empleados de diferentes departamentos no tienen la oportunidad de comunicarse diariamente entre sí. Los eventos organizados pueden cumplir funciones informativas, de comunicación o de integración.
Branding del empleador
¿Qué elementos están comprendidos en el concepto de employer branding y qué medidas ayudan a desarrollar la imagen de una empresa en un entorno laboral amigable?
Estamos hablendo de un conjunto de factores que hacen que el empleado se sienta bien en el trabajo. Esto incluye la oportunidad de crecimiento, un ambiente adecuado, respeto mutuo y un equilibrio entre la carrera y la vida personal.
Herramientas de RRPP externas
Una de las cuestiones estratégicas clave de una empresa son las actividades de relaciones públicas enfocadas en el entorno externo, es decir, fuera de la empresa.
La selección de las herramientas adecuadas depende de los objetivos establecidos. Si el objetivo principal es o fortalecer la imagen, aumentar el interés de los receptores o gestionar la información de manera más eficiente, la variedad de herramientas dedicadas será distinta.
La diversificación de las herramientas disponibles en el campo de las relaciones públicas externas es amplia y sigue creciendo constantemente. A medida que surgen nuevas expectativas y necesidades, se destacan nuevos instrumentos, los cuales permite seleccionar las soluciones más adecuadas para una industria específica, las expectativas del entorno y el presupuesto disponible.
Entre los instrumentos más populares de relaciones públicas externas se pueden incluir:
Relación con los medios de comunicación
Es uno de los instrumentos más populares y efectivos utilizados en las relaciones públicas externas. El enfoque de las relaciones con los medios se basa en establecer y mantener buenas relaciones con los medios de comunicación, lo que a su vez permite una comunicación eficiente entre la empresa y la sociedad. Para lograr esto, se utilizan herramientas como:
- comunicado de prensa
- conferencia de prensa
- entrevistas
Marketing de eventos y concursos
Este instrumento combina actividades de relaciones públicas y marketing en diferentes niveles. Según el tipo de evento organizado, puedes realizar funciones de ventas (como en el lanzamiento de un producto innovador), imagen (como en un evento benéfico) o educativas (como conferencias o ferias educativas).
Independientemente de la finalidad principal de un evento, puede traerte grandes beneficios secundarios. Por ejemplo, al organizar ferias educativas, no solo enriqueces el conocimiento y aumentas la conciencia de los asistentes en tu empresa, sino que también construyes una imagen de experto, promocionando tu marca ante un público más extenso.
RRPP con las redes sociales
Debido a su popularidad en constante crecimiento, las redes sociales merecen ser consideradas como una herramienta de relaciones públicas por derecho propio.
El éxito de las acciones desarrolladas depende de la elección de una estrategia adaptada tanto al objetivo planeado como al grupo objetivo al que se dirigirán los mensajes. Sin embargo, una estrategia adecuada es solo la mitad del éxito, ya que su implementación correcta también es importante.
La pasión, el compromiso, la perseverancia y la autenticidad son elementos indispensables de una comunicación efectiva de relaciones públicas a través de las redes sociales. El uso de las redes sociales apoya y fortalece sólidamente la imagen de la empresa.
Sin duda, todos los esfuerzos serán recompensados con la creación de una imagen, el desarrollo de la conciencia de marca, la promoción de la empresa entre un público más amplio y, como resultado, el aumento de las ventas.
Resumen
- Los profesionales del área de las relaciones públicas emplean una amplia gama de técnicas e instrumentos con el fin de lograr los objetivos deseados.
- Las RRPP internas se encuentran en la intersección del marketing y los recursos humanos. Su enfoque principal es la creación de relaciones y la gestión de procesos de comunicación interna.
- Entre los instrumentos de RRPP interno más populares se pueden mencionar los correos electrónicos internos, las reuniones informativas, los eventos corporativos y las actividades relacionadas con la construcción de la marca (employer branding).
- Las actividades realizadas en el ámbito de las relaciones públicas orientadas hacia el exterior de la empresa se caracterizan por una mayor diversidad de intenciones, como la mejora de la imagen, el fortalecimiento de la conciencia de marca o una gestión más eficiente de la información.
- Entre las herramientas de RRPP externas más efectivas se pueden incluir: las relaciones con los medios, el marketing de eventos y el uso de las redes sociales.
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