¿Cómo organizarte en tu trabajo remoto con este método japonés?

¿Qué es el método japonés 5S?

No necesitas una técnica innovadora que demande una gran inversión y perturbe completamente tu empresa. ¿Te has dado la oportunidad de probar el método de organización de ropa de Marie Kondo, la japonesa reconocida por su habilidad de ordenar hogares en todo el mundo? ¿Sabías que también puedes fácilmente incorporar otra filosofía proveniente del País del Sol Naciente en tu vida?

El método 5S, según el cual los japoneses han estado actuando en sus vidas profesionales durante mucho tiempo, se está haciendo presente en nuestros trabajos actuales, incluyendo los remotos. Esta filosofía tiene como objetivo ayudar en la organización del trabajo y en la realización más eficiente de las responsabilidades, lo cual no siempre es fácil en el trabajo a distancia. También nos ayuda a evitar que desperdiciemos tiempo, lo cual es fácil de hacer cuando trabajamos desde nuestros hogares.

Su implementación nos beneficia tanto para nosotros como empleados, como también para nuestros empleadores, si los tenemos. Su nombre proviene de las primeras cinco letras, que describen cinco acciones que te permitirán crear un entorno de trabajo óptimo.

¿A qué se refiere cada S del método 5S?

Antes de incorporar un nuevo método a tu rutina diaria, es importante que investigues el significado de esta abreviatura enigmática y cómo puedes sacarle provecho al trabajar desde casa.

Seiri = Selección

La primera S implica eliminar todo lo innecesario de tu área de trabajo. Si trabajas desde casa, es probable que tengas un escritorio o una mesa que tiende a acumular todo tipo de objetos de forma inevitable. Esto se magnifica aún más si tienes niños, seguramente comprenderás de lo que estoy hablando.

Es muy importante que elimines todo lo que no esté relacionado con tu trabajo en tu espacio laboral. Esto te facilitará en gran medida concentrarte en asuntos profesionales, si no tienes cerca la última edición de tu revista mensual favorita o una pila de tazas de café acumuladas. Deshazte de todas las distracciones. Si te lo puedes permitir, también silencia tu teléfono.

Seiton = Organización

Después de deshacerte de las cosas innecesarias, dedica tiempo a lo que te queda. Es posible que tengas objetos que necesites, pero no a diario. Reflexiona sobre qué hacer con ellos. Encuentra el lugar ideal para guardarlos y planifica un sistema de almacenamiento que te permita acceder fácilmente a ellos cuando los necesites.

Por ejemplo, no es necesario que mantengas la impresora en tu escritorio si solo necesitas imprimir unos pocos documentos una vez al mes. Encuentra otro lugar para ella que sea fácilmente accesible para ti cuando lo necesites.

También puedes etiquetar tus armarios o cajones para facilitar el almacenamiento de documentos o accesorios de oficina necesarios. Esto es una excelente forma de motivarte a guardar los objetos en su lugar.

Seiso = Limpieza

Es necesario realizar una limpieza frecuente para mantener un lugar de trabajo ordenado. Asegúrate de ordenar tu oficina remota a diario, si es necesario. Deshazte de la basura de inmediato, limpia tanto el escritorio como el monitor y guarda los documentos en su lugar correspondiente.

Si pasas la mayor parte de tu tiempo trabajando en la computadora, dedicar un momento a esto te llevará muy poco tiempo, pero te brindará una pequeña ráfaga de frescura y energía renovada. Recuerda que tanto el orden en tu computadora como en tu escritorio son igual de importantes que el entorno que te rodea.

Seiketsu = Estandarización

Después de familiarizarte con los principios del método 5S, es crucial desarrollar una estrategia para implementarlos y adherirte a ellos para asegurar un funcionamiento eficiente. Una opción es elaborar un plan diario que seguirás rigurosamente.

Para ilustrar, al terminar tu jornada laboral, haz el compromiso de organizar tus pertenencias, vaciar la papelera y dejar tu área de trabajo en orden. Al hacerlo, te asegurarás de poder utilizarlo sin preocuparte por limpiarlo al día siguiente. La estandarización en este contexto se trata simplemente de cultivar hábitos constantes que ayuden a lograr los cambios deseados.

Shitsuke = Disciplina

Si estás trabajando de forma remota, sabes lo complicado que es resistir la tentación de procrastinar y comprometerte a ser disciplinado y enfocado. No importa cuán efectivo sea el método, no funcionará si no lo sigues de manera consistente. Se requiere tiempo para convertir una obligación en un hábito que puedas hacer sin esfuerzo.

Si tienes paciencia, los nuevos hábitos se instalarán en ti sin que te des cuenta, convirtiéndose en tu rutina diaria. Solo necesitas determinación para implementar cualquier nuevo método. Para ello, es valioso ejercitar tu fuerza de voluntad y disfrutar de los resultados de tus acciones.

¿Para qué sirve implementar el método 5S?

Tal vez seas una de esas personas que, al tener trabajo por hacer, simplemente lo realizan sin distraerse por el caos que los rodea y, a pesar de que nada está organizado, siempre logran encontrar una factura o un documento importante sin sentir estrés alguno.

No obstante, si eres alguien que valora la apariencia del entorno y encuentra paz mental en la presencia de orden y limpieza, el método 5S puede resultar beneficioso en tu labor. Este enfoque te permite liberarte de inquietudes por detalles insignificantes y comenzar tus tareas de manera tranquila y sin demoras. Al contar con un espacio de trabajo organizado, podrás identificar fácilmente cuándo y por qué estás malgastando tu tiempo.

Hasta hace poco, no podíamos concebir la idea de trabajar en otro sitio que no fuera la oficina de nuestra empresa. Las tareas rutinarias diarias, las reuniones con colegas, las juntas y los descansos para tomar café: todas estas actividades familiares nos ayudaban a estructurar nuestro día laboral, incluso sin utilizar el método de las 5S, a veces era más sencillo. Sin embargo, en la actualidad, muchos de nosotros estamos buscando motivación interna y formas de simplificar el trabajo desde casa para que sea más eficaz.

¿Cómo puede el método 5S funcionar para ti?

Si apenas logras cumplir con los plazos de entrega en tu trabajo y no puedes terminar los proyectos a tiempo, lo que resulta en que tengas que quedarte despierto por las noches, es posible que el método 5S te ayude a implementar cambios positivos en tu vida profesional.

¿Has considerado la posibilidad de mejorar tu eficiencia y creatividad al eliminar todas las distracciones y trabajar en un espacio donde solo esté tu computadora y tú? Es probable que puedas realizar tus tareas de manera más efectiva y rápida, lo que te permitirá ganar más tiempo libre.

El método 5S te ayudará a eliminar el desperdicio de tu entorno sin duda alguna. En el caso del trabajo remoto, el mayor peligro radica en el tiempo que se desperdicia en actividades que no están relacionadas con las responsabilidades laborales.